La productividad viene del Sistema y no del Individuo

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Basado en el escrito de Daniel Markovitz


Es frecuente que en la búsqueda de mejorar la productividad, la atención se centre en adquirir habilidades relacionadas a la gestión de tiempo.

 

Estas formaciones, comúnmente dirigidas por recursos humanos, enseñan las bondades de técnicas como Pomodoro, la matriz de Eisenhower y otras herramientas que se venden con promesas de productividad máxima.

 

Lo que comienza como un “shot” de energía para el individuo, rápidamente se ve enterrado por la abrumadora llegada de la realidad: actividades como responder correos electrónicos evitan que la atención pueda dirigirse a las prioridades críticas del trabajo, cosa que los “trucos de productividad” no mencionan.

 

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El problema no está en la herramienta

 

Bajo ninguna circunstancia se pretende afirmar que las herramientas que se proponen son inservibles. Solo que estas no toman en cuenta que la mayor parte de las personas no trabaja de forma aislada, al contrario, están sumergidos en complejas estructuras organizacionales definidas por interdependencias.

 

A menudo, son estas interdependencias las que mayor efecto tienen sobre la productividad personal.

 

No hay Pomodoro que sobreviva a responder correos electrónicos a la par de mensajes instantáneos, Slack, mensajes de twitter y Telegram. Tampoco existe matriz de Eisenhower que no quede anulada por la petición de última hora de tu jefe (que no respeta las categorías personales de lo que es importante / urgente).

 

De la productividad individual a la productividad del sistema

 

En el libro “Fuera de la Crisis”, Edwards Deming, estadístico y consultor de gestión, argumenta que el 94% de los problemas y sus soluciones pertenecen al sistema y no al individuo.

 

Esto significa que la mayor parte de las soluciones para mejorar la productividad deberían concentrarse en el sistema y no a nivel individual. ¿Cómo? Siguiendo alguna de estas alternativas:

 

Sincronizar la responsabilidad con la autoridad

 

Imagina ser responsable de una tarea pero no tener autoridad para entregar resultados. Esta situación ocurre con más frecuencia de la que podemos imaginar, situación que conduce al estrés, la sobrecarga y frustración.

 

Para evitar esto, se debe seguir una regla muy simple: si un empleado es responsable de un resultado, debe tener la autoridad para tomar las decisiones necesarias para conseguirlo.

 

Permite que el trabajo se vea

 

La mayor parte del trabajo en una oficina está encerrado en una computadora u oculto en la cabeza del trabajador, es decir, el trabajo es invisible.

 

Que el trabajo sea invisible hace muy difícil el determinar en qué está trabajando una persona y, en consecuencia, saber si está sobrecargada o no puede hacer más tareas.

 

La llegada de herramientas como Trello, que funcionan como tableros de tareas virtuales que muestran dónde está cada tarea y quien la está haciendo, resuelve este problema, apuntando a una distribución más equitativa del trabajo.

 

Pero el beneficio va más allá. Este tipo de sistemas elimina innumerables correos de “verificación de estado” de cada tarea y la necesidad de cubrir dicho tema en reuniones.

 

De la misma forma, hacer que el tiempo libre se vea, es útil. Aplicar lo que se conoce como “tiempo libre predecible” (tardes totalmente desconectadas del trabajo, tiempos de interrupción del correo electrónico o bloqueos del trabajo ininterrumpidos) conduce a una mayor satisfacción laboral y un mejor equilibrio entre la vida personal y laboral sin comprometer el servicio.

 

Se trata de que la “visibilidad” de paso a la “previsibilidad” y los trabajadores puedan saber que están haciendo sus compañeros y actuar en consecuencia.

 

Reuniones ascendentes

 

Acabar con el esquema tradicional de reuniones para dar paso a un sistema de reuniones en “escala ascendente” permite que la atención de cada grupo se concentre en los problemas que debe resolver y estos no queden olvidados en correos electrónicos.

 

La secuencia es la siguiente: una primera reunión integrada por los trabajadores de primera línea. Una segunda reunión conformada por los supervisores y una tercera reunión para gerentes hasta llegar a la cima de la pirámide.

 

La intención es que los problemas se aborden desde el nivel más bajo posible y solo suban al siguiente nivel si no se pudo resolver en el nivel inferior. Esto acelera también la toma de decisiones.

 

Cree una señal de emergencia

 

Para llamar a Batman se proyectaba una señal en el cielo. Pero esta señal solo se usaba en momentos de crisis, como cuando el Joker estaba suelto y no porque alguien se saltaba la luz en rojo de un semáforo.

 

Lamentablemente, la mayoría de las organizaciones no tiene un sistema tan efectivo para comunicar que algo es una verdadera emergencia. Esto hace que cualquier comunicación: sea personal, vía correo, mensaje de texto, llamada o mensajería digital tenga el mismo nivel de importancia.

 

Una situación que crea un comportamiento tóxico para la productividad, donde el empleado debe prestar igual atención a todos los medios.

 

La solución: especificar los canales para problemas urgentes y no urgentes. Por ejemplo: las llamadas para temas urgentes, los correos para temas menos urgentes.

 

Lo que se busca es liberar a las personas de la presión de tener que revisar todos los medios de comunicación, estando siempre alertas de cualquier movimiento. Esto mejora la concentración e incrementa la productividad.

 

El camino no es tan sencillo

 

Las empresas que ya dominan estas actividades llevan décadas desarrollándolas y ajustando sus culturas para ser más productivas. No es un cambio rápido ni fácil para algunas organizaciones, así como tampoco existe una receta replicable en todas las organizaciones por igual.

 

Lo importante es reconocer que, al menos que usted trabaje de forma individual, los “trucos de productividad” tradicionales le traerán beneficios limitados. Si quieres que una organización sea más productiva, debes concentrarte en el sistema.


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