Basado en el escrito de Daniel
Markovitz
Es frecuente que en la búsqueda de mejorar la productividad,
la atención se centre en adquirir habilidades relacionadas a la gestión de
tiempo.
Estas formaciones, comúnmente dirigidas por recursos humanos,
enseñan las bondades de técnicas como Pomodoro, la matriz de Eisenhower y otras
herramientas que se venden con promesas de productividad máxima.
Lo que comienza como un “shot” de energía para el individuo,
rápidamente se ve enterrado por la abrumadora llegada de la realidad:
actividades como responder correos electrónicos evitan que la atención pueda
dirigirse a las prioridades críticas del trabajo, cosa que los “trucos de productividad” no mencionan.
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El problema no está en la herramienta
Bajo ninguna circunstancia se pretende afirmar que las
herramientas que se proponen son inservibles. Solo que estas no toman en cuenta
que la mayor parte de las personas no
trabaja de forma aislada, al contrario, están sumergidos en complejas
estructuras organizacionales definidas por interdependencias.
A menudo, son estas interdependencias las que mayor efecto
tienen sobre la productividad personal.
No hay Pomodoro que sobreviva a responder correos
electrónicos a la par de mensajes instantáneos, Slack, mensajes de twitter y
Telegram. Tampoco existe matriz de Eisenhower que no quede anulada por la
petición de última hora de tu jefe (que
no respeta las categorías personales de lo que es importante / urgente).
De la productividad individual a la
productividad del sistema
En el libro “Fuera de la Crisis”, Edwards Deming, estadístico
y consultor de gestión, argumenta que el 94% de los problemas y sus
soluciones pertenecen al sistema y no al individuo.
Esto significa que la mayor parte de las soluciones para
mejorar la productividad deberían concentrarse en el sistema y no a nivel
individual. ¿Cómo? Siguiendo alguna de estas alternativas:
Sincronizar la responsabilidad con la autoridad
Imagina ser responsable de una tarea pero no tener autoridad
para entregar resultados. Esta situación ocurre con más frecuencia de la que
podemos imaginar, situación que conduce al estrés, la sobrecarga y frustración.
Para evitar esto, se debe seguir una regla muy simple: si un
empleado es responsable de un resultado, debe tener la autoridad para tomar las
decisiones necesarias para conseguirlo.
Permite que el trabajo se vea
La mayor parte del trabajo en una oficina está encerrado en
una computadora u oculto en la cabeza del trabajador, es decir, el trabajo es
invisible.
Que el trabajo sea invisible hace muy difícil el determinar
en qué está trabajando una persona y, en consecuencia, saber si está
sobrecargada o no puede hacer más tareas.
La llegada de herramientas como Trello, que funcionan como
tableros de tareas virtuales que muestran dónde está cada tarea y quien la está
haciendo, resuelve este problema, apuntando a una distribución más equitativa
del trabajo.
Pero el beneficio va más allá. Este tipo de sistemas elimina
innumerables correos de “verificación de
estado” de cada tarea y la necesidad de cubrir dicho tema en reuniones.
De la misma forma, hacer que el tiempo libre se vea, es útil.
Aplicar lo que se conoce como “tiempo libre predecible” (tardes
totalmente desconectadas del trabajo, tiempos de interrupción del correo
electrónico o bloqueos del trabajo ininterrumpidos) conduce a una mayor
satisfacción laboral y un mejor equilibrio entre la vida personal y laboral sin
comprometer el servicio.
Se trata de que la “visibilidad” de paso a la “previsibilidad”
y los trabajadores puedan saber que están haciendo sus compañeros y actuar en
consecuencia.
Reuniones ascendentes
Acabar con el esquema tradicional de reuniones para dar paso
a un sistema de reuniones en “escala ascendente” permite que la atención de
cada grupo se concentre en los problemas que debe resolver y estos no queden
olvidados en correos electrónicos.
La secuencia es la siguiente: una primera reunión integrada por
los trabajadores de primera línea. Una segunda reunión conformada por los
supervisores y una tercera reunión para gerentes hasta llegar a la cima de la
pirámide.
La intención es que los problemas se aborden desde el nivel
más bajo posible y solo suban al siguiente nivel si no se pudo resolver en el nivel inferior. Esto acelera
también la toma de decisiones.
Cree una señal de emergencia
Para llamar a Batman se proyectaba una señal en el cielo.
Pero esta señal solo se usaba en momentos de crisis, como cuando el Joker
estaba suelto y no porque alguien se saltaba la luz en rojo de un semáforo.
Lamentablemente, la mayoría de las organizaciones no tiene un
sistema tan efectivo para comunicar que algo es una verdadera emergencia. Esto
hace que cualquier comunicación: sea personal, vía correo, mensaje de texto,
llamada o mensajería digital tenga el mismo nivel de importancia.
Una situación que crea un comportamiento tóxico para la
productividad, donde el empleado debe prestar igual atención a todos los
medios.
La solución: especificar los canales para problemas urgentes
y no urgentes. Por ejemplo: las llamadas para temas urgentes, los correos para
temas menos urgentes.
Lo que se busca es liberar a las personas de la presión de
tener que revisar todos los medios de comunicación, estando siempre alertas de
cualquier movimiento. Esto mejora la concentración e incrementa la
productividad.
El camino no es tan sencillo
Las empresas que ya dominan estas actividades llevan décadas
desarrollándolas y ajustando sus culturas para ser más productivas. No es un
cambio rápido ni fácil para algunas organizaciones, así como tampoco existe una
receta replicable en todas las organizaciones por igual.
Lo importante es reconocer que, al menos que usted trabaje de
forma individual, los “trucos de productividad” tradicionales le traerán
beneficios limitados. Si quieres que una organización sea más productiva, debes
concentrarte en el sistema.
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