Sobrecarga colaborativa: el pequeño paso entre ser productivo y perder el tiempo

 

sobrecarga colaborativa

¿Alguna vez has escuchado la idea de que trabajar en equipo permite a las organizaciones ser más productivas?

 

La intención de este escrito no es precisamente contradecir esta afirmación, pues sería ir en contra de una verdad. La razón por la que estamos aquí, es para hablar sobre lo necesario para trabajar en equipo: la colaboración y cómo esta puede terminar siendo un problema si no se tiene el debido cuidado.

 

Colaborar es una actividad cada vez más extendida en el trabajo. En la medida en que los negocios crecen, la colaboración crece al punto de convertirse en la clave para el éxito de la organización. De hecho, se estima que hoy, el tiempo que se dedica a colaborar es 50% más de lo que se dedicaba a principios del siglo.

 

Claramente este avance es notorio y positivo. Pero así como estamos preocupados porque el uso de los recursos naturales incrementó tanto que le hacemos daño al planeta, debemos hacer una pausa en lo que se refiere al consumo de un recurso tan valioso como la colaboración.

 

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Los costos ocultos de colaborar

 

¿Cuánto tiempo se consume en las reuniones típicas de una empresa? ¿Cuánto tiempo se gasta respondiendo correos o atendiendo el teléfono? Para algunas compañías, estas actividades consumen hasta el 80% del tiempo de un trabajador, dejando muy poco espacio para lo crítico: su trabajo.

 

Esto es un problema no solo para la organización sino para la salud de los mismos trabajadores, empujados a llevarse trabajo a casa, lo que incrementa los niveles de estrés, rotación de personal y es aquí cuando se convierte en una verdadera amenaza. 

 

La colaboración de valor es escasa

 

En el año 2014 se publicó un trabajo que descubrió, en un universo de poco más de 300 empresas de Estados Unidos, que el 35% de las colaboraciones de valor provienen solo del 3% de los empleados.

 

Se descubrió que a medida que un empleado comienza a demostrar capacidad y disposición para ayudar, este se ve más involucrado en los proyectos y roles que lo demandan. Esto incrementa rápidamente su desempeño y reputación, a su vez que impulsa el desempeño de todos los demás.

 

“Un solo empleado puede impulsar al equipo más allá que todos los demás miembros juntos”.

 

No obstante, lo que se convierte en un crecimiento de la productividad, poco a poco se transforma en un vicio. Estos empleados comienzan a ser sometidos a mayores demandas de colaboración, convirtiéndose en embudos que ralentizan proyectos.

 

De la colaboración a la sobrecarga desapercibida

 

Lo que comenzó siendo un trabajo colaborativo, se convierte en una sobrecarga de tareas que termina por agobiar al trabajador. Y peor aún, esta colaboración puede terminar pasando desapercibida si este se ve involucrado en proyectos de diferentes áreas.

 

Tipos de recursos colaborativos

 

Para evitar esto, lo primero que debemos hacer es comprender cómo se da la colaboración, entendiendo esta como un recurso que puede ser: informativo, social o personal.

 

·      La colaboración informativa es un recurso que se puede transmitir, como los conocimientos y habilidades.

·    La colaboración social es un recurso referido a cierta posición dentro de una red y el manejo de contactos.

·      La colaboración personal se refiere al tiempo y energía propios.

 

Cada recurso no es igual de eficiente. Mientras el tiempo y la energía de una persona son finitos y se agotan, otros recursos como el informativo, se pueden dar una única vez, sin el desgaste de la persona.

 

Lamentablemente, el recurso colaborativo más demandado es el personal. Esto significa que una colaboración de 5 minutos, termina convirtiéndose en una cita de 2 horas, ya que en lugar de solicitar una colaboración de información específica, se solicita asistencia práctica y esto agota al empleado.

 

La recompensa invertida

 

¿Tiene solución la sobrecarga de información?

 

La respuesta es sí y existen dos alternativas.

 

La primera es la más obvia, redistribuir actividades para aligerar la sobrecarga en los empleados colaboradores.

 

La segunda es más compleja pues contradice la forma en que el trabajo es recompensado.

 

Aunque las organizaciones exigen a sus empleados que trabajen en equipo y colaboren, suelen recompensar los resultados individuales de dichos empleados. Esto es una contradicción que alimenta el individualismo y cohíbe la colaboración.

 

Así como el empleado que más vende es recompensado, el empleado que más colabora también debe ser reconocido. Si esto no se logra, el abuso de la colaboración seguirá siendo un problema grave.

 

Inspirado en el trabajo de Rob Cross, Reb Rebele y Adam Grant

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